Fazer o backup dos seus emails para o computador, ou para um disco externo, vai permiti-lhe ter acesso a todas as mensagens caso algo aconteça, como por exemplo, um ataque informático. Para prevenir isto, mostramos-lhe uma selecção dos melhores programas gratuitos para fazer uma cópia de segurança dos emails.
Thunderbird
O cliente de email da Mozilla (thunderbird.net) oferece uma forma de fácil de fazer backup usando o ‘Assistente de configuração de conta automática’. Para descarregar os emails basta colocar o nome, o email e a password. O Thunderbird funciona com quase todos os serviços de email e tem uma interface com tabs que permite mudar entre contas rapidamente.
Na configuração será possível optar entre dois protocolos: POP e IMAP. Se optar por POP, os emails serão descarregados para o seu computador (250 de cada vez) e, dependendo das suas definições, poderão ser apagados da origem (por exemplo, Gmail ou Outlook.com), arquivados ou ficarem onde estão. Com o IMAP, os emails são sincronizados. Se apagar um email do Thunderbird, ele também é apagado da web e vice-versa.
eM Client
O eM Client (emclient.com) é uma alternativa mais avançada do que o Thunderbird, que contém um calendário, uma lista de tarefas e ferramentas de gestão de contactos. Tal como o Thunderbird funciona com POP e IMAP. O programa faz o download dos emails conforme chegam e permite que os mesmos sejam guardados no ambiente de trabalho ou numa pasta específica. O software faz a configuração automática das contas do Gmail, Outlook.com e iCloud da Apple e até importa correio eletrónico de outros clientes de email que tenha usado no passado. O eM Client é gratuito mas tem de fazer um registo.
IFTTT
O If This Than That (ifttt.com) é um serviço que permite ligar dispositivos e outras apps para que trabalhem em conjunto e ofereçam novas interacções. Um dos exemplos é ‘if I get an email from a specific sender, then forward to a different email account’ (Se eu receber um email de um remetente específico, então reencaminhar para uma conta de email diferente).
Para usar o serviço registe-se, escolha as opções que pretende e adapte-as às suas necessidades. Pode ainda usar o IFTTT para fazer download dos anexos dos emails directamente para o Google Drive, OneDrive ou Dropbox.
MailStore Home
O MailStore Home (mailstore.com, com versão portátil) faz backup dos seus emails e funciona com todos os fornecedores de serviço de email: basta seleccionar o serviço que quer usar e introduzir os detalhes da conta. Os seus emails serão guardados numa localização no disco do seu computador e, com este programa, pode também restaurar os emails para a sua conta, caso necessite. Pode também proteger os seus ficheiros com uma password e o software encripta todas as bases de dados para que seja impossível mais alguém ter acesso aos seus emails.
Upsafe Free Gmail Backup
Alguns programas de backup têm limitações ou apenas deixam armazenar emails online (na cloud). Se quer, simplesmente, guardar uma cópia dos seus emails do Gmail numa pasta no seu disco rígido poderá usar o Upsafe Free Gmail Backup.
Instale o programa e clique no botão ‘Sign in with Google’, escreva o seu email e a sua password. De seguida, dê permissões ao programa para aceder à sua conta (nenhum dado do seu login vai para a Upsafe) e clique em ‘Start Backup’ para começar a descarregar os seus emails. Poderá escolher a localização em que quer guardar o backup e ver quanto espaço do disco rígido está a ser usado. Os emails são descarregados no formato EML (usado por todos os programas de email) e guardados em ficheiros. Para ver os seus e-mails, clique no botão ‘View mail backup’.
Salvar e fazer backup dos meus emails
A maioria das ferramentas de backup grava cópias de todos os emails e isso poderá ser mais que aquilo que quer guardar. Para gravar apenas os emails selecionados, use a extensão do CloudHQ para Chrome e escolha a opção ‘Save and Backup My Emails’. Atenção que esta opção funciona apenas com o Gmail.
Depois de ligar o CloudHQ à sua conta de email, seleccione um ou mais emails, e de seguida, clique no botão da extensão sob a barra de pesquisa para gravar uma cópia online. Pode fazer o download desses emails a qualquer momento como PDF, clicando no ícone da extensão no canto superior direito.
Se não seleccionar qualquer email, verá um botão que indica ‘Backup all emails’. Não deverá usar esta opção dado que a versão gratuita tem um limite de backup de duzentos e-mails por mês.
Google Takeout
O Google permite-lhe fazer o download de uma cópia de todos os seus dados dos vários produtos e serviços, incluindo o Gmail. Para usar esta opção vá à página do Google Takeout (takeout.google.com), clique em ‘Select None’, faça scroll para baixo e ative slider do Mail. Em seguida, clique na seta para baixo ao lado do slider para incluir todos os emails ou marcadores selecionados. Faça scroll até o final, clique em Seguinte e selecione o formato para salvar os dados (ZIP está selecionado por padrão).
Também pode enviar dados de backup como um link de download por email ou adicioná-los ao Google Drive, à Dropbox ou ao OneDrive. Esta opção permite-lhe fazer pesquisas nos dados que forem descarregados, mas não os vai poder restaurar ou importar para uma nova conta, dado que o Takeout serve apenas para exportação.
Outlook
A melhor maneira de fazer backup de emails do outlook.com é através do eM Client ou do Thunderbird. Para fazer backup no Outlook 2017, clique em ‘Ficheiro’ e seleccione ‘Abrir e Exportar’. Clique em ‘Importar/Exportar’ > ‘Exportar para um ficheiro’ > ‘Outlook Data File (.pst)’ > ‘Seguinte’. Após este processo selecccione a pasta de email pretendida, clique em ‘Seguinte’ e depois em ‘Concluir’. Depois pode importar o backup através da funcionalidade ‘Importar/ Exportar’.
Apagar os emails antes de fazer backup
Como os serviços de webmail fornecem bastante espaço de armazenamento gratuito é possível que tenha parado de apagar os seus emails. Ora isto poderá resultar numa ‘Caixa de Entrada’ bastante cheia e para fazer o backup convém fazer uma limpeza. No Gmail, este é um processo fácil.
Para apagar todos os emails de um remetente específico, escreva o endereço de email pretendido e clique em ‘Enter’. Clique na caixa de selecção sob a barra de pesquisa para seleccionar todas as mensagens e, em seguida, exclua-as clicando no ícone ‘Eliminar’.
Também pode identificar mensagens com anexos, escolhendo ‘Tem anexo’ na barra de pesquisa. Se quiser ver apenas os emails que ocupam mais espaço, coloque um tamanho em MB e faça a pesquisa. Pode, por exemplo, ver todos os emails com um tamanho superior a 100 MB. Se quiser apagar apenas as mensagens mais antigas, escolha um intervalo temporal na opção ‘Data entre’.
